Luni dimineața, în căsuța de email a unui hotel de 68 de camere de la munte: o agenție de evenimente cere 32 de camere pentru o vineri și o sâmbătă din februarie. O firmă își duce oamenii la schi, cu o cină festivă sâmbătă seara. Prețul propus: 260 de lei camera pe noapte, mic dejun inclus. Răspuns până joi.

Proprietarul face socoteala pe care o face oricine: 32 de camere, două nopți, 260 de lei — 16.640 de lei, plus cam 2.500 rămași din cină după costuri. Aproape 19.000 de lei siguri din octombrie, pentru un weekend nevândut încă. Semnează a doua zi.

Din jumătatea lui ianuarie, recepția refuză clienți la telefon: nu mai sunt camere. Iar camerele rămase s-au vândut celor care au sunat cu 435 de lei, nu cu 260.

Întrebarea greșită și întrebarea bună

Întrebarea pe care și-o pune aproape toată lumea e „cât îmi aduce grupul?". Întrebarea care decide e alta: ce nu mai vând pe camerele pe care le ocupă grupul?

Fenomenul are un nume: dislocare (în engleză displacement) — clientul care plătește mai puțin ocupă locul clientului care ar fi plătit mai mult. Ca să-l măsori, ai nevoie de o prognoză: câte camere ai fi vândut oricum, fără grup, în nopțile alea, și la ce preț. Pornești de la cât s-a vândut în același weekend anul trecut și de la cât ai rezervat azi față de aceeași dată de anul trecut.

Anul trecut, weekendul acela închisese cu 64 de camere din 68, la un tarif mediu de 435 de lei. Asta lipsea din socoteala de luni.

Cele 4 cifre pe care le ai înainte să răspunzi

  • Câte camere ai vinde oricum. Prognoza pe fiecare noapte cerută, nu pe lună. Aici: 64 pe noapte.
  • La ce preț le-ai vinde. Tariful mediu realist al nopților respective, nu cel din grila de bază. Aici: 435 de lei.
  • Ce aduce grupul în afară de cameră. Doar ce rămâne după costuri, nu încasarea. O cină de 6.000 de lei nu valorează 6.000; aici valorează 2.500.
  • Ce se întâmplă cu nopțile din jur. Un grup vineri-sâmbătă blochează și familia care voia joi-duminică. Pleacă ea, pleacă și joia și duminica ei.

Socoteala, pe rând

Cu grupul în casă, pentru clienții individuali rămân 68 − 32 = 36 de camere pe noapte. Prognoza spunea 64. Deci 28 de camere pe noapte, timp de două nopți, adică 56 de nopți-cameră, nu se mai vând la 435 de lei. Asta înseamnă 24.360 de lei pe care nu-i mai încasezi.

Grupul aduce 16.640 de lei din camere și 2.500 din cină: 19.140 de lei. Diferența: grupul te costă 5.220 de lei, într-un weekend în care hotelul a arătat plin. Pierderea nu apare în niciun raport.

Din aceleași cifre iese și tariful minim acceptabil — prețul sub care grupul nu mai merită. Iei ce ai pierde din clienții individuali (24.360), scazi ce aduce grupul în afară de cameră (2.500) și împarți la nopțile-cameră ale grupului (64): cam 342 de lei. Rotunjit, 345 de lei pe noapte. Sub ea, spui nu sau propui alt weekend. Peste ea, grupul aduce bani în plus.

Același grup, același preț de 260 de lei, pe o duminică-luni din martie. Prognoza: 20 de camere pe noapte. Grupul încape lângă ele fără să dea pe nimeni afară, iar cei 19.140 de lei vin peste ce ai fi făcut oricum. Aceeași ofertă e o greșeală în februarie și o afacere bună în martie. Nu prețul grupului s-a schimbat, ci ce ocupă.

Un articol de pe Revenue Hub despre grupuri, din septembrie, ajunge la același lucru: grupul bun nu e cel cu tariful cel mai mare, ci cel care vine când hotelul nu s-ar umple singur. Cât valorează pe cifrele tale o noapte plină față de una pe jumătate îți arată calculatorul de venit.

Unde socoteala asta te poate păcăli

O limită onestă: totul stă pe prognoză. Dacă ai un singur an de istoric, sau anul trecut a fost unul ciudat, cele 64 de camere pot fi 50. Atunci tariful minim coboară și grupul devine bun. Când nu ești sigur, propune-i nopțile slabe sau un preț între cel cerut și cel minim.

Al doilea risc: agenția cere 32 de camere în octombrie și confirmă 22 în ianuarie, când e prea târziu să vinzi diferența. De aceea contractul are o dată de eliberare: până atunci renunță la camere fără cost, după ea plătesc ce au blocat.

Și ce nu e greșeală: un grup ieftin pe o săptămână moartă. Acolo câștigi la orice preț peste costul camerei și al micului dejun.

Întrebări frecvente

Dacă refuz grupul și weekendul nu se umple? Dacă rezervările de azi pentru weekendul acela sunt sub cele de anul trecut la aceeași dată, prognoza scade și tariful minim odată cu ea. Refuzi doar când cifrele spun că ai cui să vinzi.

Cât de devreme trebuie să știu tariful minim? Înainte să deschizi emailul agenției. Calculat în timpul negocierii, ajunge ajustat după cât de convingător sună celălalt.

Merită un sistem pentru asta sau ajunge Excelul? Pentru un grup pe lună ajunge o foaie cu cele 4 cifre. Când cererile vin des, ai nevoie de prognoza pe fiecare zi la îndemână; asta face, între altele, TargetRate RMS.

Săptămâna viitoare, aceeași întrebare — ce vinzi și ce pierzi — pusă unei reduceri pe care toată lumea o dă în noiembrie: Black Friday la hotel, și cum îl faci fără să-ți strici prețul de anul întreg.